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社内規程 統合整備/監査対応 実務支援社内規程 統合整備/監査対応 実務支援

コンセプト

必要に応じてその数を増やしている社内規程やマニュアルに対して、その整合性をいかに担保するかについて、文書体系及び文書管理責任者の分担の観点から、整理支援いたします。

現在、日本企業における社内規程は、会社法に基づき取締役がその業務を遂行するために体制構築の一部として求められています。

実際には、社内規程は策定されるだけで、多くの社員の方々が日々意識することなく業務を遂行していることが多いのですが、事業計画や事業戦略の変更、上司の方針や日々のマネジメントの変更に頼る事業運営は、時に、必要とされる変化を後戻りさせることもあります。

株式会社ENNAでは、変化が求められる時代に合った、会社を変化させるための1つの手段としての、規程体系の見直し及び規程記載内容の定期的な修正を重視しています。

2008年より、毎年多くの上場企業や団体のルール改定を支援する中で、J-SOX対応のためにサンプルから補完するために作成された規程類を修正改善してきておりますが、今後、規程類は「やってはいけないルールブック」から「変化を起こすための基準書」として運用されることが望ましいと考えています。

※規程体系整備に関する資料(PDF版)をご希望の方は、本ページ下段よりダウンロードしてください。


コンプライアンス体制強化の土台となる規程体系について

内部統制対応を進める企業は多くあり、業務が適切に行われていることを証明することが重要となっていますが、法務部門および人事・総務部門にとっては、もう一段掘り下げて考えておかなければなりません。 それは会社法において以下のように定められています。

忠実義務
会社法355条
取締役は、法令及び定款並びに株主総会の決議を遵守し、株式会社のため忠実にその職務を行わなければならない。
内部統制システム(業務の適正を確保するための体制)
会社法348条3項4号
取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制の整備
会社法362条4項6号
取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制の整備
内部統制システム構築義務
会社法348条4項
大会社においては、取締役は、前項第4号に掲げる事項を決定しなければならない
会社法362条5項
大会社である取締役会設置会社においては、取締役会は、前項第6号に掲げる事項を決定しなければならない。

また、内部統制システムについては、会社法施行規則で、以下のように定められています。

会社法施行規則98条および100条
  1. 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
  2. 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
  3. 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
  4. 使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
  5. 当該株式会社並びにその親会社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

更に、経営を取り巻くリスクの中でも、最近では内部要因によるものが問題となってきています。

これまで日本的経営という評価の中で潜在的には認知していながらも「和のこころ」で顕在化しにくかった諸問題が、訴訟という形で表出してきている状況ですので会社としてのスタンスおよびルールはすべて明文化し、全社員が共有できている状態を作ることが求められます。


規程体系改善・整備プロジェクト

当社では、コンプライアンス対応・法令対応の重要な取り組みとして「全社規程体系の見直し」を重視しています。

各規程であれば、就業規則類であれば社会保険労務士、経理規程類であれば会計士や税理士に相談ということになりますが、それらの規程全体が正しく、バランスのとれた形で法令に対応しているのかを確認することは容易ではありません。

そこで体系像に関するコンサルティングから、実際に組織体系の整備、用語の定義や規程を運用するための各種社内対応マニュアルの作成までを提供しています。

※当社提供の規程体系図サンプル(Excel版)


プロジェクト対応範囲

1. 社内規定類の整備推進
2. 社員に対するコンプライアンスの啓蒙、ガイドラインの提示
3. 各種文書のリーガルチェック(当社契約士業により実施)
4. 定性的リスク管理体制の構築・実施  

プロジェクト展開プロセス(一般的なケース)

1. 社内規程全体像の確認、法令対応状況チェック
2. 組織名称、職位・職責名称他、規程を定義する各種用語チェック・統一化
3. 規程の改廃・追加作成提案
4. 全体展開の確認後、規程作成作業
5. 規程運用方法の確認
6. 規程運用マニュアルの作成(ヒアリング〜仮作成〜納品)

当社実績一覧

当社実績(2016年度)

  • 非上場 サービス業 | 全社規程体系の見直し(修正作業含む)
  • 上場企業 製造業  | 全社規程体系整備のアドバイザリ

当社実績(2015年度)

  • 上場企業 子会社 | 情報システム管理規程体系整備(PCIDSS対応)
  • 上場企業 複数社 | マイナンバー対応 特定個人情報取扱規程及びガイドライン策定
  • 上場企業 IT企業 | リスク管理規程体系見直し

当社実績(2014年度)

  • 官公庁 IT情報共有プロジェクト | 運営管理規程体系整備
  • 上場企業 製造業 | リスク管理規程体系見直し

当社実績(2013年度)

  • 上場企業 製造業 | 組織改訂に伴う記載内容チェック
  • 非上場企業 販社 | 吸収合併に伴う規程整合性確認
  • 社団法人 | 新規設立に伴う規程体制整備

当社実績(2012年度)

  • 上場企業 製造業 | 内部監査対応
  • 非上場企業 業種非公開 | 上場準備

当社実績(2011年度)

  • 上場企業 WEBサービス | コンプライアンス対応
  • 上場企業 子会社 | 親会社の指導への対応
  • 非営利団体 | 管理体制強化

当社実績(2010年度)

  • 上場企業 メーカー | 監査法人対応
  • 非上場企業 飲食チェーン | コンプライアンス対応
  • 非上場企業 販社 | 親会社指摘事項への対応

当社実績(2009年度)

  • 上場企業 IT業種 | 監査法人対応
  • 上場企業 IT業種 | 内部監査対応
  • 非上場企業 コンサルティング会社 | コンプライアンス対応
  • 非上場企業 メーカー | 従業員との係争後の規程見直し・更新
  • 団体 | 業務マニュアル見直しに必要な上位規程の改定

ENNAのソリューションへの考え方

社内業務経験に基づく、社内で実行可能な規程整備と運用マニュアルの作成を強みとしています
規程修正においては、司法書士、税理士、社会保険労務士などと連携したリーガルチェックを実施しています。
運用マニュアルについては、会社方針、行動指針、社内業務プロセス分析を実施してから対応しています。

規程体系一覧

こちらの規程体系整備に関する資料(PDF版)をダウンロードすることができます。
https://www.enna.co.jp/pdf/ENNA_kitei_taikei_seibi.pdf

本ファイルは、規程体系の考え方及び作り方、改定のポイントなどをまとめた資料となっています。

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※社内システムのセキュリティ設定等でダウンロードできない場合は、お問合せよりご連絡下さい。