規程レビューに役立つ生成AI
―規程整備の実務を支える新たなツール―
企業における規程整備では、新規規程の作成以上に重要となるのが既存規程のレビューである。企業を取り巻く環境は常に変化しており、法制度の改正、組織変更、新規事業の開始などに応じて規程の見直しが必要になるためである。しかし実務の現場では、規程レビューは担当者の経験や知識に依存することが多く、体系的な見直しが難しいという課題も少なくない。
特に企業規模が大きくなるにつれて規程数は増加し、規程体系も複雑化する。結果として、規程間の重複、不整合、定義のばらつき、所管部署の不明確化といった問題が生じやすくなる。また、規程は長年の改訂の積み重ねによって形成されるため、条文の表現や構造が必ずしも統一されているとは限らない。こうした状況では、単に条文を読み合わせるだけでは十分なレビューを行うことは難しい。
こうした背景の中で、近年注目されているのが生成AIの活用である。生成AIは規程の適法性や企業にとっての適切性を判断するものではないが、文書分析や情報整理を得意としており、規程レビューの補助ツールとして活用することができる。本稿では、規程レビューの実務において生成AIがどのように役立つのかを整理する。
規程レビューの目的
規程レビューの目的は、単に誤字脱字を修正することではない。むしろ重要なのは、規程が現在の企業活動や組織体制に適合しているかを確認することである。
一般的に、規程レビューでは次のような観点が重要になる。
- 規程の内容が現在の業務実態と一致しているか
- 法令や定款、上位規程と整合しているか
- 他の規程との重複や矛盾がないか
- 責任主体や権限が明確に定められているか
- 条文の表現が明確で運用可能か
企業では規程数が増えるにつれて、規程体系の把握自体が難しくなることも多い。例えば、同じ内容が複数の規程に分散して記載されている場合や、組織変更によって責任主体が実態と一致しなくなる場合がある。このような問題を発見するためには、規程体系全体を俯瞰しながらレビューを行う必要がある。
しかし、すべての規程を人手で精査することは大きな負担となる。ここで生成AIを補助的なツールとして活用することが考えられる。
不足論点の確認
規程レビューにおいて見落とされがちなポイントの一つは、「書かれていること」ではなく「書かれていないこと」である。規程には必ずしもすべての必要事項が記載されているとは限らない。
例えば情報セキュリティ規程であれば、アクセス権管理、ログ管理、インシデント対応体制、外部委託管理など、一定の管理項目が存在する。生成AIは一般的な規程構造や管理項目を踏まえて、不足している可能性のある論点を提示することができる。
担当者はAIが提示した項目を参考にしながら、自社の業務実態に照らして検討を行うことで、レビューの視点を広げることができる。AIは完全な答えを示すものではないが、チェック観点を増やすという意味で有効なツールとなる。
曖昧な表現の確認
規程文書では、条文の表現が曖昧であると運用上の混乱を招く可能性がある。例えば次のような表現は規程文書ではしばしば見られる。
- 必要に応じて実施する
- 適切に管理する
- 原則として行う
これらの表現は柔軟性を持たせる一方で、具体的な責任や判断基準が不明確になることがある。生成AIは文章の構造を分析することで、このような曖昧な表現や解釈の余地がある部分を指摘することができる。
また、条文の冗長な表現を整理したり、文章構造を改善したりすることも可能である。複数の担当者が作成した規程では文体や表現がばらつくことがあるが、AIを活用することで文章の統一を図ることができる。
規程間の整合性の確認
企業の規程は単独で存在するものではなく、複数の規程が相互に関連して構成されている。そのため、規程レビューでは他規程との整合性の確認も重要になる。
例えば、組織規程、職務権限規程、業務規程などの間では、責任主体や意思決定権限が一致している必要がある。また、同一の業務プロセスが複数の規程で定められている場合には、どの規程に記載するべきかを整理する必要がある。
生成AIは複数の文書を横断的に分析することができるため、規程間の用語の不一致や重複する規定を確認する際にも活用することができる。特に、規程数が多い企業では、AIを利用することでレビュー作業の効率を大きく向上させることが可能となる。
規程レビューにおける生成AIの位置付け
もっとも、生成AIは規程レビューを完全に代替するものではない。規程の適切性は企業の事業内容、組織体制、リスク特性などによって異なるため、最終的な判断は人間が行う必要がある。
したがって、生成AIは規程レビューを自動化するツールではなく、レビューの視点を増やし、担当者の検討を支援するツールとして位置付けることが重要である。
AIを適切に活用することで、レビュー作業の効率化だけでなく、これまで見落とされていた課題の発見にもつながる可能性がある。
生成AIを活用する際の留意点
生成AIは規程レビューの補助ツールとして有効であるが、利用にあたってはいくつかの注意点がある。
法規制に関する事項は専門家の確認が必要
規程には法令に関わる事項が含まれることが多い。生成AIは法令の解釈や適用について誤った内容を生成することがあり、いわゆるハルシネーションを完全に避けることはできない。そのため、法規制に関する事項については、必ず法務担当者や専門家による確認を行う必要がある。
表現やトーンは社内で調整する必要がある
生成AIが出力する文章は、一般的で標準的な表現になることが多い。規程文書としては問題のない形式であっても、企業ごとの文体や用語の使い方、規程文化に必ずしも一致するとは限らない。そのため、AIが作成した文章はそのまま使用するのではなく、社内の担当者が表現やトーンを調整する必要がある。
規程体系全体を考慮した検討が必要
規程整備では、規程、細則、要領といった階層構造の中で文書が位置付けられる。生成AIは個々の文書の内容については適切な回答を生成することができるが、規程体系全体の構造を踏まえた判断を行うことは容易ではない。
そのため、規程の構成や役割分担を見直す場合には、個別規程だけを検討するのではなく、規程体系全体を並行して検討する必要がある。
規程レビュー実務の変化
生成AIの登場により、規程レビューの進め方も変化しつつある。これまで担当者が一人で行っていたレビュー作業に、AIという補助的なパートナーを加えることで、より多角的な視点から規程を検討することが可能になる。
企業を取り巻く環境が変化する中で、規程整備は単なる文書管理ではなく、企業のガバナンスを支える重要な業務となっている。生成AIを適切に活用することで、規程レビューの実務はより効率的かつ実効性の高いものへと進化していくだろう。
初版：2026年3月11日
著者：ChatGPT
参照：株式会社ENNAコラム